Timemanagement voor managers, directeuren en ondernemers.
Stel jij wel eens een van deze vragen? Hoe krijg ik het minder druk? Wat moet ik doen om al mijn werk gedaan te krijgen? Hoe stel ik de juiste prioriteiten? Timemanagement, hoe dan?
Ga aan de slag met het MEER-RUST-IN-JE-KOP-PLAN. Een plan met 10 stappen om het écht minder druk te krijgen!
Stap 1: Activiteitenlijst
Om te starten met je timemanagement maak je een lijst van alle dingen die jij op je werk doet. Schrijf daar echt zo veel mogelijk op. Ook alle kleine dingen die je doet. Regel jij bijvoorbeeld altijd de verjaardagscadeaus voor collega’s? Zet dat ook op je lijst.
Het MEER-RUST-IN-JE-KOP-PLAN. Een plan met 10 stappen om het écht minder druk te krijgen!
Maak een lijst van alle dingen die jij op je werk doet. Schrijf daar echt zo veel mogelijk op. Ook alle kleine dingen die je doet. Regel jij bijvoorbeeld altijd de verjaardagscadeaus voor collega’s? Zet dat ook op je lijst.
Stap 2: Meer rust: strepen of “ik”
Bekijk jouw activiteitenlijst eens goed. Sommige activiteiten dragen weinig bij. Zet daar een streep doorheen. Zet vervolgens achter elke activiteit waar jij écht verantwoordelijk voor bent “ik”.
Stap 3: Verantwoordelijkheden verdelen
Zet bij de activiteiten die wel moeten gebeuren, maar waar geen “ik” staat, de naam van de persoon die het van je over zou moeten nemen. Houd daarbij even geen rekening met de huidige werkbelasting van die persoon.
Stap 4: Keuzes maken
Neem nu de beslissingen over wat jij gaat doen en wat je bij iemand anders gaat neerleggen. Als jouw collega het ook te druk heeft, kan hij of zij deze oefening ook doen. En als onderdeel van zijn of haar eigen timemanagement ook keuzes maken over welke taken hij of zij blijft doen.
Stap 5: Activiteiten clusteren
Nu heb je een overzicht van alle taken waar jij verantwoordelijk voor bent. Cluster de activiteiten die bij elkaar horen. Bijvoorbeeld “administratie”, “werkbesprekingen” e.d.
Stap 6: Tijd verdelen
Als zesde stap van jouw timemanagement plan zet je nu bij elke categorie hoeveel procent van jouw tijd je hier aan wilt besteden.
Stap 7: Prioriteitenlijst maken
Rangschik de activiteiten-categoriën op het percentage van je tijd dat je er aan wilt besteden. Rangschik van hoog naar laag en schrijf het allemaal onder elkaar. Je hebt nu een prioriteitenlijst gemaakt! Essentieel om je tijd te managen!
Stap 8: Blokken in je agenda
Nu is het tijd voor het onderdeel wat bijna onlosmakelijk verbonden is met timemanagement. Plan je activiteiten in. Cluster gelijksoortige activiteiten zoveel mogelijk en maak blokken in je agenda, zodat je je echt kunt focussen. Zet sowieso zoveel mogelijk in je agenda wat je wanneer gaat doen. Dat biedt overzicht.
Stap 9: Timemanagement = tijd reserveren
Maak ook een blok in je agenda van op jouw laatste werkdag in de week. In dit tijdblok reserveer je afrond-tijd. Tijdens dit blok rond je activiteiten met een hoge prioriteit af en delegeer je de dingen die anders blijven liggen.
Stap 10: Terugkijken en keuzes maken
Kijk eens in de vier weken terug in je agenda en bekijk eens kritisch waar je je tijd aan besteed hebt. Kom dit overeen met je prioriteitenlijst? Of moet je andere keuzes maken?
Veel succes met je meer-rust-in-je-kop-plan! Timemanagement voor managers, directeuren en ondernemers.
Heb je na het uitvoeren van dit plan nog behoefte aan extra ondersteuning bij het stressvrij realiseren van jouw ambities? Kies dan voor leiderschapscoaching!
Lees meer over persoonlijke ontwikkeling.
Ik ben groot fan van Stephen Covey. Lees het boek van Covey over timemanagement.